BetriebsLotse · Ratgeber Stand: 3. Juli 2026

Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was KMU jetzt wissen sollten

Die Arbeitszeiterfassung ist 2026 für Arbeitgeber in Deutschland Pflicht, nicht erst durch die geplante ArbZG-Reform, sondern schon heute durch EuGH- und BAG-Rechtsprechung. Hier steht, was gilt, was kommt und wie KMU es pragmatisch umsetzen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits heute, seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21), gestützt auf das EuGH-Urteil von 2019.
  • Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, inklusive Pausen und Überstunden, auch im Homeoffice.
  • Die geplante ArbZG-Reform sieht eine elektronische Erfassung vor; über Ausnahmen für Kleinbetriebe und Übergangsfristen wird noch beraten (Stand: Juli 2026).
  • Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten können mit Bußgeldern bis 30.000 € geahndet werden.

Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon?

Ja. Viele Betriebe warten auf „das neue Gesetz“, dabei ist die Rechtslage längst da: Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden (C-55/18, „Stechuhr-Urteil“), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 nachgelegt: Aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz folgt schon heute die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden zu erfassen, nicht nur Überstunden und Sonntagsarbeit, wie es § 16 ArbZG bisher verlangte.

Wer heute gar kein System hat, bewegt sich also bereits außerhalb der geltenden Rechtsprechung, unabhängig davon, wann die Gesetzesreform kommt.

Was plant der Gesetzgeber mit der ArbZG-Reform?

Die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes soll die BAG-Rechtsprechung ins Gesetz übersetzen. Die wichtigsten Eckpunkte aus den bisherigen Entwürfen:

  • Elektronische Erfassung: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen elektronisch aufgezeichnet werden, handschriftliche Zettel und lose Excel-Listen genügen dann nicht mehr.
  • Erleichterungen für kleine Betriebe: Diskutiert werden Ausnahmen bzw. Übergangsfristen für Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden sowie gestaffelte Fristen nach Unternehmensgröße.
  • Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Die Erfassung kann an Mitarbeitende delegiert werden, der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich und muss stichprobenartig kontrollieren.
  • Flexibilisierung: Parallel wird über eine wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit beraten.
Stand Juli 2026Die Reform ist noch nicht in Kraft. Verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht: Die Erfassungspflicht selbst gilt durch das BAG-Urteil unabhängig davon schon jetzt. Wer bereits elektronisch erfasst, ist auf beides vorbereitet.

Was muss konkret dokumentiert werden?

  • Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, daraus die Dauer
  • Pausenzeiten (mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden, § 4 ArbZG)
  • Ruhezeiten von grundsätzlich 11 Stunden zwischen den Arbeitstagen (§ 5 ArbZG)
  • Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit

Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG) und bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde vorzeigbar sein. Das gilt am Schreibtisch genauso wie auf der Baustelle oder im Homeoffice.

Reicht eine Excel-Tabelle?

Formal ist Excel derzeit nicht verboten, praktisch aber riskant: Einträge sind nachträglich unbemerkt änderbar, es gibt keine Zugriffskontrolle und keine revisionssichere Historie. Im Streitfall vor dem Arbeitsgericht oder bei einer Prüfung zählt die Glaubwürdigkeit der Aufzeichnung. Mit der geplanten Pflicht zur elektronischen Erfassung dürfte die Zettel- und Excel-Ära ohnehin enden. Mehr dazu: Zeiterfassung ohne Stempeluhr: 5 Gründe für den Umstieg.

Checkliste: In 5 Schritten rechtssicher

  1. Ist-Zustand klären: Wie werden Zeiten heute erfasst, und wo entstehen Lücken (Pausen, Fahrtzeiten, Homeoffice)?
  2. System wählen: elektronisch, manipulationssicher, mit Export für Prüfungen. Für KMU ohne IT-Abteilung: eine App statt Terminal-Hardware.
  3. Team einbinden: Mitarbeitende früh informieren; wo ein Betriebsrat existiert, hat er bei der Einführung mitzubestimmen (§ 87 BetrVG).
  4. Regeln festlegen: Wer korrigiert Einträge? Wie werden Pausen und Fahrtzeiten behandelt?
  5. Aufbewahrung sichern: mindestens zwei Jahre, DSGVO-konform, Daten in der EU.

Wie ZeitPilot die Pflicht abnimmt

Die ZeitPilot-App wurde genau für diesen Fall gebaut: Mitarbeitende stempeln Kommen, Pause und Gehen per Wisch auf dem eigenen Smartphone, ohne Terminal, ohne IT-Projekt. Beginn, Ende, Pausen und Überstunden werden elektronisch und nachvollziehbar dokumentiert, Salden sind jederzeit einsehbar, Exporte für Prüfungen ein Klick. Alle Daten liegen DSGVO-konform auf Servern in der EU.

Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Rechtsstand: 3. Juli 2026. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

FAQ

Häufige Fragen

Ist die Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht?

Ja. Die Pflicht besteht bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) auf Grundlage des EuGH-Urteils C-55/18. Die geplante ArbZG-Reform konkretisiert vor allem das „Wie“, insbesondere die elektronische Form.

Gilt die Pflicht auch für Kleinbetriebe?

Die Erfassungspflicht nach der BAG-Rechtsprechung gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber. In der geplanten Reform werden Erleichterungen und Übergangsfristen für Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden diskutiert, beschlossen ist das noch nicht (Stand: Juli 2026).

Reicht eine Excel-Tabelle oder ein Stundenzettel?

Derzeit formal möglich, aber riskant: keine Manipulationssicherheit, keine Historie, hohe Fehleranfälligkeit. Die geplante Reform sieht eine elektronische Erfassung vor, womit Papier und lose Tabellen absehbar ausscheiden.

Muss auch im Homeoffice erfasst werden?

Ja. Die Pflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort, Büro, Baustelle, Außendienst oder Homeoffice. Eine App-Lösung hat hier den Vorteil, dass jedes Smartphone zur Stempeluhr wird.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Verstöße gegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des ArbZG können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Daneben wiegt im Streitfall die fehlende Beweisbarkeit von Arbeitszeiten oft schwerer.

Bereit, die Zettel abzulegen?

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